La gestion des factures fournisseurs reste un processus chronophage pour de nombreuses entreprises, qu’il s’agisse de petites structures ou de grandes organisations. Les tâches répétitives, demande d’achat, collecte des documents, saisie comptable et archivage peuvent mobiliser plusieurs jours par mois, augmentant les risques d’erreurs et de retards de paiement. Avec Sage 100 Automatisation comptable, les entreprises peuvent rationaliser ces opérations, réduire les délais et améliorer la fiabilité des données financières.
Centraliser la demande d’achat pour gagner du temps
La première étape du traitement des factures repose sur la demande d’achat. Dans de nombreuses entreprises, cette étape implique des échanges multiples par e-mail ou papier, rendant difficile le suivi et la validation.
Sage 100 propose une interface centralisée où chaque demande peut être créée, suivie et validée de manière numérique. Les managers reçoivent les notifications de validation en temps réel, ce qui permet de réduire considérablement le délai entre la demande et l’approbation.
Cette centralisation permet également de générer des rapports sur les besoins en achats, donnant une visibilité claire sur les commandes en cours et évitant les doublons ou les erreurs de saisie.
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Automatiser la collecte et la capture des factures
La collecte des factures constitue souvent un point de friction. Les documents papier ou PDF peuvent se perdre, être incomplets ou mal classés. L’automatisation via Sage 100 facilite l’importation de tous les formats de factures directement dans le système comptable.
Le logiciel utilise des technologies avancées de reconnaissance de texte (OCR) pour capturer automatiquement les informations clés : numéro de facture, date, montant et fournisseur. Cette étape élimine la saisie manuelle fastidieuse, diminue le risque d’erreurs et accélère la validation des factures.
Selon certaines analyses internes d’entreprises ayant adopté ce type de solution, le temps moyen de traitement des factures peut passer de 48 heures à moins de 12 heures, avec une réduction d’au moins 30 % des erreurs de saisie.
Archivage ECM : sécuriser et retrouver vos documents
Une fois capturées, les factures doivent être archivées et accessibles rapidement pour le suivi comptable et les contrôles fiscaux. Sage 100 intègre un module ECM (Enterprise Content Management) qui permet de stocker tous les documents de manière centralisée et sécurisée.
Chaque facture est indexée automatiquement selon des critères définis par l’entreprise, comme le fournisseur, la date ou le type de dépense. Cela permet de retrouver immédiatement n’importe quel document, sans perdre de temps à fouiller dans des dossiers papier ou des serveurs mal organisés.
L’archivage ECM facilite également la conformité aux obligations légales, notamment la conservation des factures pendant la durée imposée par la loi fiscale (souvent 10 ans pour les documents comptables).
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Accélérer le traitement comptable et améliorer la fiabilité
En combinant demande d’achat centralisée, collecte automatisée et archivage ECM, Sage 100 offre une vision complète et fluide du processus comptable. Les comptables peuvent valider les factures plus rapidement, rapprocher automatiquement les bons de commande et les factures fournisseurs, et générer des écritures comptables prêtes à être intégrées dans le système.
Cette automatisation se traduit par :
- Une réduction des délais de traitement pouvant atteindre 70 % pour certaines entreprises.
- Une fiabilité accrue des données grâce à la capture automatisée et aux contrôles intégrés.
- Une visibilité complète sur les dépenses et les engagements financiers, utile pour la trésorerie et les prévisions budgétaires.
Avantages supplémentaires pour les équipes financières
L’adoption de Sage 100 Automatisation comptable ne se limite pas à gagner du temps. Elle offre aussi :
- Une meilleure collaboration entre les services achats et comptabilité grâce à la centralisation et aux notifications en temps réel.
- La traçabilité complète des opérations, essentielle pour les audits internes ou externes.
- La réduction des coûts liés au papier et aux archives physiques, avec une conservation numérique sécurisée et consultable à tout moment.
Les entreprises ayant intégré ce type de solution rapportent souvent une réduction de 20 à 40 % des coûts opérationnels liés au traitement des factures fournisseurs.
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