HubSpot CRM propose une version gratuite permettant aux entreprises de centraliser leurs contacts, suivre leurs opportunités commerciales et structurer leurs relances sans abonnement mensuel. La mise en place repose sur quelques étapes : création du compte, importation des prospects, connexion de la messagerie et configuration du pipeline commercial. Pour une TPE, un indépendant ou une PME qui utilise encore Excel, cet outil peut remplacer un suivi dispersé par une base commerciale accessible à toute l’équipe.
Pourquoi utiliser HubSpot CRM gratuit pour gérer ses prospects ?
📊 Beaucoup d’entreprises commencent leur suivi commercial avec des fichiers Excel, des tableaux partagés ou des notes prises dans les e-mails. Cette méthode peut fonctionner avec quelques prospects, mais elle devient rapidement difficile à maintenir lorsque le nombre de contacts augmente.
Un CRM permet de regrouper toutes les informations liées aux prospects dans un même espace :
- identité du contact ;
- entreprise associée ;
- historique des échanges ;
- devis envoyés ;
- rendez-vous réalisés ;
- statut de l’opportunité ;
- prochaines actions à effectuer.
Avec la version gratuite de HubSpot CRM, une entreprise peut déjà créer une véritable organisation commerciale sans payer de licence.
Les principales utilisations concernent :
| Besoin commercial | Fonction HubSpot gratuite |
| Stocker les prospects | Fiches contacts |
| Suivre les ventes | Pipeline de transactions |
| Garder l’historique des échanges | Synchronisation e-mail |
| Organiser les relances | Tâches et rappels |
| Analyser l’activité | Tableaux de bord |
L’intérêt principal est de ne plus dépendre de la mémoire des commerciaux ou de fichiers individuels.
Créer gratuitement son compte HubSpot CRM
🚀 La première étape consiste à ouvrir un compte directement depuis la plateforme HubSpot.
L’inscription ne demande pas de carte bancaire pour accéder au CRM gratuit.
Les informations demandées lors de la création
Lors de l’ouverture du compte, HubSpot demande généralement :
- nom et prénom de l’utilisateur ;
- adresse e-mail professionnelle ;
- nom de l’entreprise ;
- secteur d’activité ;
- taille de l’entreprise ;
- rôle occupé.
Ces informations servent principalement à personnaliser l’expérience et à proposer une configuration adaptée.
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Configurer HubSpot en français dès la première connexion
⚙️ Après la création du compte, il est recommandé de modifier les paramètres du profil.
Pour changer la langue :
- Cliquez sur l’icône du compte en haut à droite.
- Ouvrez les paramètres.
- Accédez aux préférences utilisateur.
- Sélectionnez le français.
Cette modification concerne notamment :
- les menus ;
- les notifications ;
- certaines interfaces du CRM.
Une configuration claire dès le départ évite de perdre du temps lors de la création des premières fiches.
Importer ses prospects existants dans HubSpot CRM
📂 La plupart des entreprises possèdent déjà une base de contacts sous Excel ou Google Sheets.
HubSpot permet d’importer rapidement ces données afin d’éviter une saisie manuelle contact par contact.
Préparer son fichier Excel avant l’import
Le fichier doit généralement contenir des colonnes clairement identifiées.
Exemple :
| Colonne Excel | Information importée |
| Prénom | Jean |
| Nom | Dupont |
| Société | Entreprise ABC |
| contact@entreprise.fr | |
| Téléphone | Numéro professionnel |
| Fonction | Directeur commercial |
| Statut | Prospect |
Plus le fichier est propre avant l’importation, moins il faudra effectuer de corrections ensuite.
Importer un fichier CSV dans HubSpot
La procédure se déroule en plusieurs étapes :
- Ouvrir la section Contacts.
- Cliquer sur Importer.
- Choisir l’import d’un fichier.
- Sélectionner le fichier CSV ou Excel.
- Associer chaque colonne aux propriétés HubSpot.
- Valider l’import.
Après quelques instants, les contacts apparaissent dans la base CRM.
A voir également: Tarification HubSpot : comment fonctionnent les crédits et les limites d’utilisation ?
Organiser les prospects avec les étapes du cycle de vie client
🏷️ Une base de contacts bien remplie ne suffit pas. Il faut également savoir où se trouve chaque prospect dans son parcours commercial.
HubSpot utilise notamment des catégories de cycle de vie.
| Statut | Signification |
| Abonné | Personne inscrite à une communication |
| Lead | Contact ayant montré un intérêt |
| MQL | Prospect qualifié par le marketing |
| SQL | Prospect prêt pour une démarche commerciale |
| Opportunité | Vente potentielle en cours |
| Client | Relation commerciale créée |
Ces statuts permettent de distinguer un simple contact d’une véritable opportunité commerciale.
Par exemple :
- une personne ayant téléchargé un livre blanc peut devenir un lead ;
- une entreprise ayant demandé un devis peut passer en opportunité ;
- un client signé rejoint la catégorie client.
Connecter Gmail ou Outlook pour suivre automatiquement les échanges
📧 Une des fonctions les plus utiles de HubSpot CRM gratuit consiste à connecter sa messagerie professionnelle.
L’objectif est d’associer automatiquement les échanges avec les fiches contacts.
Les connexions disponibles concernent notamment :
- Gmail ;
- Google Workspace ;
- Outlook ;
- Microsoft 365.
Une fois la boîte mail connectée, certains échanges peuvent apparaître directement dans l’historique du contact.
Cela permet de retrouver :
- le dernier e-mail envoyé ;
- les réponses du prospect ;
- les dates des échanges ;
- les documents partagés.
Un commercial qui reprend un dossier peut ainsi consulter l’historique sans demander plusieurs informations à son collègue.
Créer un pipeline commercial pour suivre les ventes
📈 Le pipeline est l’un des outils les plus importants du CRM.
Il représente les différentes étapes entre le premier contact et la signature d’un contrat.
Un exemple simple pour une PME :
| Étape du pipeline | Description |
| Nouveau prospect | Premier contact enregistré |
| Premier échange | Discussion commerciale réalisée |
| Qualification | Besoin identifié |
| Proposition envoyée | Devis ou offre transmis |
| Négociation | Discussions commerciales |
| Gagné | Client signé |
| Perdu | Opportunité abandonnée |
Chaque opportunité apparaît sous forme de carte que l’utilisateur peut déplacer d’une étape à l’autre.
Déplacer les prospects dans le tunnel de vente
🖱️ HubSpot utilise une interface visuelle basée sur le principe du glisser-déposer.
Exemple :
Un prospect contacte l’entreprise via un formulaire.
Son parcours peut être :
Nouveau prospect → Qualification → Rendez-vous → Devis envoyé → Signature
À chaque changement d’étape, l’équipe peut ajouter :
- une note ;
- une tâche ;
- une date de relance ;
- un montant estimé.
Le dirigeant dispose ainsi d’une vision immédiate des ventes potentielles.
Programmer des tâches et rappels pour ne plus oublier les relances
⏰ Une grande partie des ventes perdues provient d’un manque de suivi.
Un prospect peut être intéressé aujourd’hui mais oublier une entreprise après plusieurs semaines sans échange.
HubSpot CRM gratuit permet de créer des rappels :
- rappeler un prospect vendredi prochain ;
- envoyer un devis après un rendez-vous ;
- relancer après une proposition commerciale ;
- préparer un appel client.
Chaque utilisateur retrouve ses actions à effectuer directement dans son espace.
Utiliser les filtres pour retrouver rapidement les bons prospects
🔎 Lorsque la base grandit, la recherche devient indispensable.
HubSpot permet de filtrer les contacts selon différents critères :
- secteur d’activité ;
- localisation ;
- statut commercial ;
- date du dernier contact ;
- propriétaire du contact ;
- montant potentiel.
Exemple :
Un commercial peut afficher uniquement :
Les prospects ayant reçu un devis depuis plus de 15 jours et n’ayant pas encore répondu.
Cette segmentation facilite les campagnes de relance.
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