Esker est une plateforme d’automatisation financière qui aide les entreprises à dématérialiser le traitement des factures fournisseurs, de leur réception jusqu’à leur validation comptable. Le logiciel associe intelligence artificielle, reconnaissance documentaire, circuits d’approbation et intégration aux ERP. Il s’adresse principalement aux ETI, aux grands groupes et aux PME qui gèrent des volumes importants de factures. Les tarifs sont établis sur devis, en fonction du nombre de documents, des modules retenus et de la complexité du projet.
🏢 Présentation d’Esker
Esker propose des solutions destinées à automatiser plusieurs processus financiers, notamment la comptabilité fournisseurs, la facturation clients et la gestion des commandes. Pour les équipes comptables, l’objectif est de limiter les ressaisies, de réduire les délais de validation et de mieux suivre les factures en attente.
La plateforme convient particulièrement aux entreprises qui disposent de plusieurs services, établissements ou filiales. Elle permet de structurer les circuits de validation et de relier les factures aux données issues du système comptable ou de l’ERP.
Esker n’est donc pas seulement un outil de saisie de factures. Il s’agit d’une solution conçue pour traiter des processus financiers impliquant différents collaborateurs, des contrôles internes et des systèmes informatiques parfois complexes.
⚙️ Les principales fonctionnalités d’Esker
1. Reconnaissance automatique des factures par IA
Esker utilise des technologies de reconnaissance documentaire, notamment l’OCR et l’intelligence artificielle, pour extraire les données des factures fournisseurs.
Les informations identifiées peuvent comprendre :
- Le nom et l’identifiant du fournisseur.
- Le numéro et la date de la facture.
- Les montants hors taxes et toutes taxes comprises.
- Les taux et montants de TVA.
- Les références de commande.
- Les lignes de facturation et les conditions de paiement.
Les données extraites peuvent ensuite être contrôlées avant leur transmission vers les étapes suivantes. Les documents incomplets ou présentant des incohérences peuvent être envoyés à un collaborateur pour vérification.
À retenir : le taux d’automatisation dépend de la qualité des documents, de la diversité des formats et de la fiabilité des données de référence. L’intervention humaine reste nécessaire pour certaines factures.
2. Workflows de validation et approbation des dépenses
Les workflows définissent le parcours d’une facture entre sa réception et son approbation. Les règles peuvent dépendre du montant, du service concerné, du centre de coûts, de l’entité juridique ou de la nature de la dépense.
Les équipes peuvent notamment :
- Affecter les factures aux responsables concernés.
- Définir des seuils d’approbation.
- Envoyer des rappels pour les validations en retard.
- Traiter les demandes de correction et les litiges.
- Consulter l’historique des décisions.
Une facture correspondant à une commande validée peut suivre un circuit différent d’une dépense exceptionnelle. Cette organisation aide à limiter les blocages et à identifier rapidement les documents qui nécessitent une intervention.
3. Rapprochement entre factures, commandes et réceptions
Le rapprochement documentaire permet de comparer une facture avec la commande et la réception correspondantes, lorsque les données sont disponibles dans le système d’information.
Il aide à repérer :
- Une facture sans commande associée.
- Une différence entre le prix commandé et le prix facturé.
- Une quantité facturée supérieure à la quantité réceptionnée.
- Un doublon potentiel.
- Une incohérence dans les montants ou les références.
Les règles de rapprochement doivent être adaptées aux procédures comptables de l’entreprise. Les écarts significatifs peuvent ainsi être transmis au service achats, au demandeur ou au responsable comptable.
A voir également: Esourcing: digitaliser la gestion de ses fournisseurs devient un impératif
4. Gestion des anomalies et prévention de la fraude
Les factures comportant des informations manquantes, des montants inhabituels ou des références incohérentes peuvent être orientées vers un contrôle complémentaire.
La traçabilité des opérations permet de retrouver les étapes de traitement et les validations réalisées. Les contrôles automatisés peuvent également aider à identifier des doublons ou certaines anomalies dans les données fournisseurs.
Pour les changements de coordonnées bancaires, une procédure de vérification indépendante reste indispensable. Un logiciel ne remplace pas les contrôles internes destinés à prévenir les virements frauduleux.
5. Intégration avec les ERP et logiciels comptables
Esker peut être intégré à l’environnement informatique de l’entreprise. Les échanges peuvent concerner les données fournisseurs, les commandes, les réceptions, les comptes comptables et les écritures de factures.
Les environnements couramment rencontrés dans ce type de projet comprennent notamment :
- SAP.
- Oracle.
- Microsoft Dynamics.
- Sage.
La compatibilité exacte dépend des versions, des connecteurs disponibles et du périmètre choisi. Une intégration peut nécessiter du paramétrage, des tests et parfois des développements spécifiques.
6. Facturation électronique et conformité réglementaire
Esker propose des capacités de dématérialisation et de traitement de factures électroniques. Les formats susceptibles d’être pris en charge selon la configuration comprennent notamment Factur-X, UBL et CII, ainsi que des échanges EDI.
La conformité à la réforme française de la facturation électronique ne dépend toutefois pas uniquement de la capacité à lire ces formats. Elle suppose également de vérifier les fonctions de transmission, la gestion des données réglementaires et le périmètre contractuel retenu.
Le statut de plateforme agréée doit être contrôlé dans la liste officielle de l’administration française au moment de la sélection. Il est également nécessaire de confirmer les services effectivement inclus dans l’offre choisie.
💰 Esker : quels sont les tarifs ?
Esker ne communique pas de grille tarifaire publique standard permettant de calculer directement le coût d’un abonnement. Le prix est établi sur devis, après analyse des besoins et de l’environnement informatique.
| Critère | Incidence possible sur le tarif |
| Volume de factures | Dimensionnement de la solution et traitement des documents |
| Modules activés | Étendue des processus automatisés |
| Nombre d’entités | Paramétrage des règles et circuits propres à chaque société |
| Intégration ERP | Connexions techniques et éventuels développements |
| Complexité des workflows | Configuration des validations et des contrôles |
| Déploiement | Cadrage, tests, reprise de données et accompagnement |
| Formation et assistance | Prestations complémentaires selon le contrat |
Quels frais supplémentaires anticiper ?
Le coût total peut comprendre plusieurs postes en plus de l’accès à la plateforme :
- Intégration technique aux systèmes comptables et aux ERP.
- Paramétrage des règles de validation et de comptabilisation.
- Reprise des données et adaptation des référentiels fournisseurs.
- Formation des équipes comptables, achats et responsables opérationnels.
- Maintenance et assistance, selon les conditions contractuelles.
Pour obtenir un devis pertinent, il est conseillé de préparer le volume annuel de factures, le nombre de sociétés concernées, les ERP utilisés, les circuits de validation et les objectifs du projet.
⭐ Notre avis sur Esker : avantages et inconvénients
Esker est particulièrement intéressant lorsque la gestion des factures fournisseurs mobilise plusieurs services et nécessite des contrôles structurés. Son intérêt dépend cependant de la complexité réelle des processus et du budget disponible.
✅ Les points forts
- Automatisation avancée : extraction des données et réduction des ressaisies.
- Workflows personnalisables : circuits d’approbation adaptés aux règles internes.
- Rapprochement documentaire : contrôles entre factures, commandes et réceptions.
- Intégration aux ERP : échanges avec les systèmes financiers de l’entreprise.
- Traçabilité : suivi des validations, des anomalies et des factures en attente.
- Dématérialisation : prise en charge de flux électroniques selon les fonctions souscrites.
⚠️ Les limites à considérer
- Tarifs non publics : difficile d’estimer le budget sans contacter l’éditeur.
- Déploiement potentiellement long : les intégrations et les workflows complexes demandent une préparation importante.
- Coûts de projet : le paramétrage, la formation et les adaptations techniques peuvent alourdir la facture.
- Solution parfois surdimensionnée : une petite entreprise avec peu de factures peut avoir des besoins plus simples.
- Qualité des données indispensable : des référentiels incomplets ou des procédures mal définies limitent les résultats de l’automatisation.
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