Dans les grandes entreprises, les systèmes SAP gèrent une immense quantité de données liées aux finances, aux achats, aux ventes ou encore aux ressources humaines. Pourtant, les processus métiers reposent également sur des milliers de documents : factures, contrats, bons de commande, justificatifs, courriers ou dossiers réglementaires.
C’est précisément sur cette partie qu’intervient OpenText. Spécialisée dans la gestion des contenus d’entreprise, cette société canadienne fournit des solutions permettant de stocker, classer, sécuriser et exploiter les documents directement dans les environnements SAP.
OpenText n’est pas une filiale de SAP. Les deux entreprises collaborent depuis plusieurs années afin de proposer des solutions intégrées destinées aux organisations qui souhaitent associer la puissance d’un ERP avec une gestion documentaire avancée.
OpenText : une expertise dédiée à la gestion des documents d’entreprise
Fondée en 1991 au Canada, OpenText est une entreprise spécialisée dans les logiciels de gestion de contenus numériques, souvent regroupés sous le terme ECM (Enterprise Content Management).
Son objectif principal est d’aider les organisations à gérer tout le cycle de vie de leurs informations :
- création des documents ;
- classement ;
- stockage sécurisé ;
- recherche rapide ;
- conservation réglementaire ;
- partage entre collaborateurs.
Dans une entreprise internationale, les informations ne se limitent pas aux données enregistrées dans un ERP. Une commande client peut être accompagnée d’un contrat signé, une facture fournisseur peut nécessiter un justificatif, un dossier RH peut contenir plusieurs documents administratifs.
OpenText intervient donc comme une couche documentaire venant compléter les applications métiers.
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SAP et OpenText : un partenariat stratégique depuis 2007
SAP et OpenText travaillent ensemble depuis 2007 dans le cadre d’une alliance stratégique mondiale.
Cette collaboration repose sur une logique simple : SAP fournit l’environnement ERP permettant de gérer les processus métiers, tandis qu’OpenText apporte ses technologies de gestion documentaire.
Les deux solutions peuvent ainsi fonctionner ensemble afin de relier les données structurées de SAP avec les contenus non structurés comme :
- fichiers PDF ;
- images ;
- contrats ;
- courriers électroniques ;
- documents numérisés.
Contrairement à certaines idées reçues, SAP ne possède pas OpenText. Les deux groupes restent des entreprises indépendantes, mais SAP référence et intègre plusieurs solutions OpenText dans son écosystème.
Cette intégration permet aux utilisateurs SAP d’accéder aux documents directement depuis leurs applications habituelles, sans multiplier les outils.
Pourquoi les entreprises SAP utilisent-elles OpenText ?
Les ERP comme SAP excellent dans la gestion des informations transactionnelles :
- commandes ;
- écritures comptables ;
- stocks ;
- fournisseurs ;
- clients.
Cependant, une grande partie des informations nécessaires aux collaborateurs existe sous forme documentaire.
Par exemple :
Une commande fournisseur enregistrée dans SAP peut être associée à :
- un devis PDF ;
- un contrat fournisseur ;
- une facture ;
- un bon de livraison ;
- des documents réglementaires.
Sans solution documentaire adaptée, ces fichiers peuvent être dispersés dans différents espaces de stockage.
OpenText permet donc de rattacher ces contenus directement aux objets SAP concernés.
A voir également: SAP Business Network (ex-Ariba Network) : comment ça fonctionne ?
SAP Invoice Management par OpenText : automatiser le traitement des factures fournisseurs
L’une des solutions les plus connues du partenariat SAP-OpenText concerne la gestion automatisée des factures fournisseurs.
Le traitement traditionnel des factures peut représenter une charge importante :
- réception des documents ;
- saisie manuelle des informations ;
- contrôle des montants ;
- validation interne ;
- archivage.
SAP Invoice Management par OpenText automatise une grande partie de ce processus.
Comment fonctionne SAP Invoice Management ?
Le système peut récupérer les factures provenant de plusieurs sources :
- courrier électronique ;
- portail fournisseur ;
- documents numérisés ;
- plateformes d’échange.
Les technologies de reconnaissance permettent ensuite d’extraire certaines informations :
- numéro de facture ;
- fournisseur ;
- montant ;
- date ;
- références de commande.
Les données sont ensuite envoyées dans SAP pour validation et traitement comptable.
Les bénéfices pour les services financiers
Cette solution aide les entreprises à :
✅ réduire les saisies manuelles ;
✅ accélérer les validations ;
✅ limiter les erreurs de traitement ;
✅ conserver un historique complet des opérations.
Pour les grands groupes recevant plusieurs milliers de factures chaque mois, l’automatisation représente un gain organisationnel important.
SAP Document Access et Extended ECM : gérer les documents directement dans SAP
Une autre partie importante de l’offre concerne l’archivage et la gestion électronique des documents.
Les solutions OpenText Extended ECM permettent de connecter la gestion documentaire aux applications SAP.
L’idée est de ne plus séparer les données métiers et les documents associés.
Un utilisateur SAP peut ainsi retrouver les fichiers liés à un processus directement depuis son environnement habituel.
Exemple d’utilisation avec SAP S/4HANA
Une entreprise utilisant SAP S/4HANA peut associer à un fournisseur :
- son contrat commercial ;
- ses certificats ;
- ses échanges administratifs ;
- ses documents de conformité.
Lorsqu’un collaborateur consulte la fiche fournisseur dans SAP, il peut accéder aux documents associés stockés par OpenText.
Cette organisation facilite la recherche d’informations et améliore la traçabilité.
OpenText Core Content Management : une approche Cloud et intelligente
OpenText propose également des solutions orientées Cloud avec OpenText Core Content Management.
Cette plateforme répond aux besoins des entreprises souhaitant moderniser leur gestion documentaire.
Elle propose notamment :
- stockage sécurisé dans le Cloud ;
- collaboration entre équipes ;
- automatisation des processus documentaires ;
- recherche avancée ;
- intégration avec les applications métiers.
L’intelligence artificielle est également utilisée pour faciliter certaines opérations comme :
- classification automatique des documents ;
- extraction d’informations ;
- recherche basée sur le contenu.
Le rôle d’OpenText dans une architecture SAP moderne
Dans une architecture SAP actuelle, OpenText joue généralement un rôle complémentaire.
| Élément | Fonction |
| SAP ERP / SAP S4HANA | Gestion des processus métiers |
| Base de données SAP | Stockage des informations structurées |
| OpenText | Gestion des documents et contenus |
| Utilisateurs métiers | Consultation et validation des informations |
Cette complémentarité permet d’obtenir un environnement plus complet.
SAP gère les transactions, tandis qu’OpenText prend en charge les documents qui accompagnent ces transactions.
Quels secteurs utilisent SAP avec OpenText ?
Les solutions SAP-OpenText sont particulièrement présentes dans les grandes organisations ayant d’importants volumes documentaires.
On retrouve notamment :
🏭 Industrie
Gestion des dossiers techniques, fournisseurs et documents qualité.
🏦 Banque et assurance
Archivage réglementaire, contrats clients et documents administratifs.
⚕️ Santé
Gestion des dossiers patients et documents associés.
🚗 Automobile
Suivi des fournisseurs, commandes et documents industriels.
🏢 Administration et grands groupes
Conservation documentaire et conformité réglementaire.
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