Sage Automatisation Comptable (Sage ACS) utilise une technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) associée à des mécanismes d’intelligence artificielle pour transformer des documents comptables reçus sous différents formats en données exploitables. Le logiciel analyse les informations présentes sur les pièces, identifie les éléments nécessaires à la comptabilisation puis prépare leur intégration dans l’environnement Sage.
Les factures fournisseurs analysées automatiquement par Sage ACS
Les factures fournisseurs représentent le principal document traité par Sage Automatisation Comptable. Qu’elles soient reçues par e-mail, déposées dans un espace partagé ou importées manuellement, elles peuvent être analysées par l’OCR.
Le système extrait notamment :
| Informations détectées | Exemple |
| Identité du fournisseur | Nom, adresse, numéro SIRET |
| Référence de facture | Numéro unique du document |
| Date d’émission | Date de création de la facture |
| Date d’échéance | Paiement prévu |
| Montants | Total HT, TVA, TTC |
| Taux de TVA | TVA collectée ou déductible |
| Coordonnées bancaires | IBAN fournisseur |
| Lignes de facturation | Produits, prestations, quantités |
Une facture PDF classique, une facture numérisée ou une image issue d’un scan peuvent donc être envoyées dans Sage ACS pour extraction automatique.
L’outil ne se limite pas à une simple lecture du texte. Les données récupérées servent ensuite à préparer les écritures comptables et à alimenter les circuits de validation internes.
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Quels formats de documents Sage ACS peut-il reconnaître ?
Sage Automatisation Comptable accepte plusieurs formats utilisés dans les entreprises.
| Format | Lecture OCR |
| PDF natif | ✅ Oui |
| PDF scanné | ✅ Oui |
| Image JPEG ou PNG | ✅ Oui |
| Document numérisé depuis un scanner | ✅ Oui |
| Facture électronique structurée | ✅ Oui |
| Document envoyé par e-mail | ✅ Oui |
La qualité du document influence naturellement la précision de l’extraction. Une facture PDF générée directement par un logiciel comptable sera généralement plus facilement analysée qu’un document photographié avec une mauvaise luminosité ou une résolution insuffisante.
Les autres pièces liées au cycle achat
Même si la facture fournisseur reste le document principal, Sage ACS peut intervenir autour du processus achat lorsque les entreprises utilisent des flux associés.
📑 Bons de commande et bons de livraison
Dans les organisations qui utilisent Sage 100 Gestion Commerciale, les factures peuvent être rapprochées avec les documents déjà présents dans le système :
- bons de commande ;
- bons de livraison ;
- références articles ;
- quantités commandées ;
- montants prévus.
Ce rapprochement aide à vérifier que la facture correspond bien à une commande existante avant validation.
Exemple :
Une entreprise commande 100 pièces auprès d’un fournisseur. Le bon de commande est enregistré dans Sage. Lorsque la facture arrive, Sage ACS peut comparer les informations présentes sur le document avec celles de la commande avant de lancer le processus de validation.
Comment les documents arrivent dans Sage ACS ?
Sage Automatisation Comptable propose plusieurs modes de collecte.
| Mode d’import | Fonctionnement |
| Adresse e-mail dédiée | Les fournisseurs envoient directement leurs factures |
| Import manuel | Ajout d’un PDF ou d’un scan depuis l’interface |
| Portails fournisseurs | Récupération depuis certains espaces en ligne |
| Factures électroniques | Traitement de formats structurés |
Cette collecte évite que les collaborateurs téléchargent et classent manuellement chaque facture avant son traitement.
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De la lecture OCR à l’écriture comptable
Une fois le document analysé, Sage ACS transforme les informations récupérées en éléments comptables exploitables.
Le processus suit généralement plusieurs étapes :
1. Extraction des données
L’OCR identifie les informations présentes sur la facture :
- fournisseur ;
- montants ;
- TVA ;
- références ;
- dates.
2. Préparation comptable
Les données sont associées aux règles définies dans l’entreprise :
- comptes fournisseurs ;
- comptes de charges ;
- codes TVA ;
- axes analytiques.
Par exemple, une facture d’électricité peut être automatiquement orientée vers le compte correspondant aux charges d’énergie selon les règles configurées.
3. Validation interne
Avant l’enregistrement définitif, la facture peut suivre un circuit d’approbation :
- responsable de service ;
- direction financière ;
- comptabilité.
Les validations peuvent dépendre du montant, du fournisseur ou du type d’achat.
4. Transmission vers Sage
Après validation, les informations sont intégrées dans le logiciel comptable Sage utilisé par l’entreprise.
Les documents conservés et accessibles après traitement
Sage ACS ne conserve pas uniquement les données extraites. La pièce originale reste associée au traitement comptable.
Depuis l’espace de gestion, il devient possible de retrouver :
- la facture fournisseur originale ;
- les informations extraites par l’OCR ;
- l’historique des validations ;
- les commentaires ajoutés ;
- le statut du paiement.
Cette association entre la pièce justificative et l’écriture comptable simplifie les recherches lors des contrôles internes ou des travaux de révision.
Sage ACS et la facture électronique obligatoire
La réforme française de la facture électronique modifie progressivement les échanges entre entreprises. Sage Automatisation Comptable prépare les entreprises à recevoir et traiter différents formats numériques.
La solution prend en charge notamment :
| Format électronique | Utilisation |
| Factur-X | Facture PDF contenant des données structurées |
| UBL | Format XML utilisé dans les échanges électroniques |
| CII | Format international de facture électronique |
L’objectif n’est plus seulement de lire un document envoyé par e-mail, mais de traiter des données directement exploitables par les systèmes comptables.
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