La gestion des achats et des factures représente un défi important pour les organisations qui traitent plusieurs milliers de documents chaque mois. Entre les commandes fournisseurs, les validations internes, les obligations fiscales et les systèmes comptables multiples, les processus manuels deviennent rapidement difficiles à piloter.
Basware fait partie des solutions Procure-to-Pay les plus reconnues pour répondre à ces problématiques. La plateforme automatise la chaîne complète allant de l’achat jusqu’au règlement fournisseur, avec une approche adaptée aux entreprises présentes dans plusieurs pays.
Contrairement aux outils orientés uniquement vers la dématérialisation des factures, Basware propose un environnement couvrant les achats, la gestion documentaire, la collaboration fournisseur et les échanges avec les ERP.
La question est donc de savoir si cette solution mérite sa réputation parmi les références du marché P2P.
Basware : une solution dédiée aux environnements financiers complexes
Basware est une plateforme SaaS spécialisée dans l’automatisation des processus achats et comptables.
Son objectif est de réunir plusieurs étapes habituellement réparties entre différents services :
- demande d’achat ;
- validation interne ;
- émission des commandes ;
- réception des factures ;
- contrôle comptable ;
- rapprochement avec les achats réalisés ;
- archivage des documents.
Cette approche permet aux directions financières de disposer d’un système unique pour gérer leurs échanges avec les fournisseurs.
La solution cible principalement les organisations ayant des volumes importants de transactions et des structures composées de plusieurs entités juridiques.
Une entreprise internationale peut ainsi gérer dans un même environnement :
| Besoin | Réponse apportée par Basware |
| Plusieurs filiales | Gestion multi-entités |
| Plusieurs pays | Adaptation aux règles locales |
| Nombreux fournisseurs | Portail collaboratif |
| Plusieurs ERP | Connecteurs d’intégration |
| Volumes élevés de factures | Automatisation documentaire |
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Les capacités qui distinguent Basware sur le marché P2P
La facture électronique constitue l’un des domaines historiques de Basware.
La plateforme permet de recevoir et traiter différents formats numériques afin de simplifier les échanges entre entreprises.
Elle prend notamment en charge :
- Factur-X ;
- UBL ;
- CII ;
- documents PDF structurés.
En France, Basware possède le statut de Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), ce qui lui permet d’accompagner les entreprises dans la réforme de la facturation électronique.
La plateforme assure également une gestion adaptée aux exigences fiscales de nombreux pays.
| Élément traité | Gestion proposée |
| Réception des factures | Automatisation des flux entrants |
| Lecture documentaire | Extraction automatique des données |
| Contrôle | Vérification des informations comptables |
| Archivage | Conservation numérique |
InvoiceAI : l’automatisation du traitement comptable
Basware intègre un moteur intelligent appelé InvoiceAI destiné à accélérer le traitement des factures.
Grâce à la reconnaissance documentaire et à l’intelligence artificielle, le système identifie automatiquement plusieurs informations :
- identité du fournisseur ;
- montant total ;
- TVA ;
- références ;
- données nécessaires à la comptabilité.
Cette technologie réduit les opérations de saisie réalisées manuellement par les équipes financières.
Le rapprochement entre une facture, une commande et une réception de marchandise peut également être automatisé lorsque les données disponibles sont suffisantes.
Pour les entreprises recevant un grand nombre de factures identiques ou récurrentes, cette automatisation représente un gain de temps important.
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Une plateforme capable de dialoguer avec les grands ERP
L’un des atouts majeurs de Basware concerne son intégration avec les systèmes déjà présents dans les entreprises.
La plateforme peut être connectée à de nombreux environnements comme :
- SAP S/4HANA ;
- Oracle ERP ;
- Microsoft Dynamics ;
- autres systèmes comptables internes.
Cette compatibilité facilite les projets des groupes qui possèdent plusieurs outils de gestion selon leurs filiales.
Au lieu de remplacer entièrement l’infrastructure existante, Basware vient s’ajouter aux systèmes financiers afin d’automatiser les échanges.
Une gestion des achats allant au-delà des factures
Basware ne se limite pas au traitement comptable.
La solution comprend aussi des outils destinés au pilotage des achats.
Les entreprises peuvent notamment :
- créer des catalogues fournisseurs ;
- contrôler les dépenses engagées ;
- définir des circuits de validation ;
- suivre les budgets disponibles ;
- encadrer les achats réalisés par les collaborateurs.
Cette organisation apporte davantage de visibilité aux services financiers et achats.
Un responsable peut par exemple définir plusieurs niveaux d’autorisation selon le montant d’une commande ou la catégorie d’achat concernée.
Combien coûte Basware ?
Basware ne propose pas de grille tarifaire publique.
Le prix dépend de plusieurs paramètres :
- nombre de factures traitées ;
- nombre d’utilisateurs ;
- pays concernés ;
- niveau d’intégration avec les ERP ;
- accompagnement nécessaire au lancement.
La tarification repose généralement sur un abonnement annuel SaaS auquel peut s’ajouter une composante liée au volume documentaire.
| Élément | Détermination du prix |
| Licence SaaS | Modules sélectionnés |
| Volume | Nombre de documents traités |
| Déploiement | Complexité du projet |
| Intégration | Connexion aux outils existants |
Quel budget prévoir pour un projet Basware ?
Basware appartient aux solutions destinées aux organisations disposant de besoins avancés.
Les projets incluent généralement :
- configuration de la plateforme ;
- connexion aux ERP ;
- paramétrage des règles internes ;
- formation des équipes ;
- accompagnement au changement.
Les estimations disponibles sur le marché évoquent souvent des budgets pouvant atteindre plusieurs dizaines de milliers d’euros, voire dépasser 100 000 dollars pour les projets internationaux complexes.
Cette enveloppe s’explique par la profondeur du déploiement plutôt que par un simple abonnement logiciel.
Les avis utilisateurs sur Basware
Les retours clients mettent principalement en avant la capacité de la plateforme à gérer des processus financiers volumineux.
Les entreprises apprécient particulièrement l’automatisation documentaire et la réduction des échanges manuels avec les fournisseurs.
Les avantages souvent cités
Une réduction des tâches répétitives
La lecture automatique des factures et les circuits de validation numériques permettent aux équipes comptables de passer moins de temps sur les opérations administratives.
Une meilleure organisation documentaire
Les utilisateurs apprécient la possibilité de retrouver rapidement les documents liés aux fournisseurs, commandes et paiements.
Une collaboration fournisseur améliorée
Le portail fournisseur facilite les échanges en permettant aux partenaires de transmettre leurs documents et consulter l’avancement des traitements.
Découvrez aussi: Gestion des factures fournisseurs : comment simplifier le traitement comptable ?
Les points parfois critiqués par les utilisateurs
Malgré ses qualités, Basware demande une période d’adaptation.
Une prise en main qui nécessite du temps
La richesse de la plateforme peut rendre les premiers paramétrages plus complexes qu’avec des outils destinés aux petites structures.
Les entreprises doivent souvent prévoir une phase de formation avant une utilisation complète.
Un projet de déploiement conséquent
La connexion avec les ERP et l’adaptation aux règles internes nécessitent une préparation importante.
Pour un groupe international, cette étape est normale, mais elle peut représenter une charge importante pour une organisation moins structurée.
Une solution moins adaptée aux petites entreprises
Une PME avec peu de factures et un fonctionnement comptable simple n’exploitera pas forcément tout le potentiel de Basware.
Des plateformes plus légères peuvent répondre plus rapidement à des besoins limités.
Basware face aux autres solutions Procure-to-Pay
Le choix d’une plateforme P2P dépend principalement de la taille de l’entreprise et de la complexité des processus internes.
| Solution | Profil adapté |
| Basware | Grandes organisations et groupes internationaux |
| Esker | Entreprises recherchant une automatisation documentaire complète |
| Yooz | PME souhaitant simplifier la gestion des factures |
| Coupa | Entreprises orientées gestion globale des dépenses |
| SAP Ariba | Groupes déjà équipés avec SAP |
Basware se distingue surtout par sa capacité à gérer des environnements internationaux avec de nombreux flux financiers.
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