La gestion des factures fournisseurs fait partie des tâches comptables qui peuvent rapidement mobiliser du temps lorsqu’elle repose sur la saisie manuelle. Avec MEG, Mon Expert en Gestion, une entreprise peut transmettre ses factures sous différents formats afin de centraliser les documents et d’automatiser une partie de leur traitement grâce à la reconnaissance optique des caractères, ou OCR.
Les trois méthodes pour envoyer une facture fournisseur dans MEG
Scanner une facture papier avec l’application mobile
Lorsqu’un fournisseur remet encore une facture papier, l’application mobile MEG Scan permet de la numériser depuis un smartphone. L’utilisateur photographie le document afin de transmettre une version numérique exploitable par la plateforme.
Cette méthode évite de conserver les factures papier dans différents dossiers ou classeurs. Une fois le document envoyé, il peut être retrouvé dans l’espace de gestion prévu à cet effet.
La qualité de la photo joue toutefois sur la reconnaissance des informations. Une facture doit être photographiée à plat, avec suffisamment de lumière et sans éléments masquant les montants ou les références. Une image floue peut réduire la qualité de l’extraction automatique.
Transférer une facture PDF par email
Les fournisseurs qui envoient leurs documents par voie électronique peuvent transmettre leurs factures au format PDF à l’adresse email dédiée associée au dossier MEG.
Cette méthode convient particulièrement aux entreprises qui reçoivent chaque semaine un grand nombre de factures électroniques. Plutôt que de télécharger chaque document puis de l’importer manuellement, le transfert par email centralise directement les pièces dans la plateforme.
Le document reçu peut ensuite être analysé par le système OCR. Le traitement est alors réalisé à partir du fichier numérique transmis.
Utiliser le glisser-déposer depuis un ordinateur
Une autre possibilité consiste à importer directement les documents numériques depuis son ordinateur. L’utilisateur sélectionne les factures puis les dépose dans l’espace prévu sur MEG.
Cette méthode peut être intéressante lorsqu’un service administratif reçoit plusieurs factures dans une boîte email avant de les traiter par lots. Elle permet de regrouper les documents et de les envoyer vers la plateforme sans avoir à ressaisir les informations présentes sur chaque facture.
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Que fait l’OCR de MEG avec une facture fournisseur ?
Une fois le document transmis, le système analyse son contenu afin d’en extraire les informations disponibles.
Selon la structure et la qualité du document, la reconnaissance peut porter notamment sur :
| Information recherchée | Exemple |
| Fournisseur | Nom de l’entreprise émettrice |
| Date | Date d’émission de la facture |
| Numéro | Référence ou numéro de facture |
| Montant HT | Total hors taxes |
| TVA | Montant et taux de TVA |
| Montant TTC | Total toutes taxes comprises |
| Informations du document | Données présentes sur la facture |
Le traitement peut également tenir compte du format Factur-X lorsque celui-ci est utilisé. Ce format associe une représentation PDF lisible par l’utilisateur à des données structurées exploitables automatiquement.
Cette différence est importante par rapport à une simple facture PDF classique. Avec un document structuré, certaines informations peuvent être récupérées de façon plus fiable, sans dépendre uniquement de la reconnaissance visuelle des caractères.
Vérifier les informations avant de valider la facture
L’automatisation ne signifie pas que toutes les données doivent être acceptées sans contrôle. Après la lecture du document, l’utilisateur doit vérifier les informations récupérées par MEG.
Il peut notamment contrôler le nom du fournisseur, le numéro de facture, les dates, les montants hors taxes et TTC ainsi que les données de TVA. Si une information est absente ou incorrecte, elle peut être corrigée avant la validation.
Cette étape est particulièrement importante pour les factures présentant une mise en page inhabituelle. Un document photographié avec un mauvais angle ou une facture comportant plusieurs taux de TVA peut demander une vérification plus attentive.
👉 La règle à retenir est simple : l’OCR accélère la saisie, mais la validation reste sous contrôle de l’utilisateur.
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De la facture importée au rapprochement comptable
Une fois les informations vérifiées, la facture peut être validée dans MEG. Elle rejoint alors le circuit de traitement prévu pour les documents fournisseurs.
La centralisation des factures peut également faciliter le rapprochement avec les flux bancaires. Lorsqu’un paiement correspondant apparaît dans les mouvements bancaires, les informations disponibles dans la plateforme peuvent être rapprochées afin de relier la facture au règlement.
Ce fonctionnement évite de gérer séparément le document fournisseur et son paiement. Pour le chef d’entreprise comme pour le cabinet comptable, le suivi devient plus lisible : une facture est reçue, les informations sont contrôlées, le document est validé, puis le règlement peut être associé au flux bancaire correspondant.
Pour une entreprise qui traite plusieurs dizaines ou centaines de factures par mois, cette organisation peut réduire le nombre d’opérations de saisie et limiter les recherches dans différentes boîtes email ou dossiers informatiques.
Facture fournisseur dans MEG : le parcours en 5 étapes
Le traitement peut être résumé en cinq grandes étapes :
1. 📄 Réception de la facture
La facture arrive sous format papier ou numérique. Elle peut provenir d’un fournisseur, d’une boîte email ou d’un autre canal de transmission.
2. 📲 Importation dans MEG
Le document est transmis par MEG Scan, par email via l’adresse dédiée ou par téléchargement direct depuis un ordinateur.
3. 🤖 Lecture automatique
L’OCR analyse le document et récupère les informations disponibles. Les données issues d’un document Factur-X peuvent également être exploitées lorsqu’elles sont présentes.
4. ✅ Vérification et validation
L’utilisateur contrôle les informations extraites et corrige les éventuelles erreurs avant de valider la facture.
5. 🏦 Rapprochement avec les flux bancaires
Une fois la facture intégrée au circuit de gestion, son règlement peut être rapproché avec les mouvements bancaires correspondants.
OCR classique ou Factur-X : quelle différence pour une facture fournisseur ?
Toutes les factures numériques ne présentent pas le même niveau de structuration.
Un PDF classique peut être lu par OCR. Le système doit alors reconnaître visuellement les caractères présents sur le document pour identifier les informations utiles.
Une facture au format Factur-X contient, en complément du PDF visible par l’utilisateur, des données structurées. Cette architecture peut réduire la dépendance à la reconnaissance optique et améliorer l’exploitation automatique des informations.
| Type de facture | Traitement possible |
| Facture papier | Numérisation via smartphone puis OCR |
| PDF classique | Lecture automatique des informations par OCR |
| Factur-X | Exploitation des données structurées associées au PDF |
| Document illisible | Vérification et correction manuelle nécessaires |
Pour les entreprises qui reçoivent encore beaucoup de factures papier, la numérisation reste donc une étape préalable. À l’inverse, les fournisseurs qui utilisent des formats électroniques structurés peuvent offrir une base de traitement plus automatisée.
Quelles précautions prendre avant de valider une facture ?
Même avec un système de reconnaissance automatique, certaines informations méritent une attention particulière.
Le montant TTC doit correspondre au document original. Le taux de TVA doit également être contrôlé, surtout lorsqu’une facture contient plusieurs lignes soumises à des taux différents.
Le nom du fournisseur et le numéro de facture doivent être vérifiés pour éviter les doublons. Une facture déjà enregistrée deux fois peut entraîner une double prise en compte du document ou du paiement.
La date mérite également un contrôle, notamment lorsque la facture comporte plusieurs dates : date d’émission, date d’échéance ou période de facturation.
Enfin, une facture photographiée avec un smartphone doit être parfaitement lisible. Un document partiellement coupé ou présentant des zones d’ombre peut produire une extraction incomplète.
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