Odoo RH regroupe plusieurs outils destinés à gérer les informations des salariés, leurs contrats, leurs compétences, leurs congés et une partie de leurs activités professionnelles depuis une même interface. L’application Employés ne se limite donc pas à une simple fiche contenant les coordonnées d’un collaborateur : elle rassemble également des informations sur son parcours, son organisation de travail, ses responsabilités et les applications auxquelles son dossier est relié.
L’intérêt d’Odoo réside aussi dans les liens entre le module Employés et les autres applications de la suite. Congés, Planning, Feuilles de temps, Parc automobile, Documents, Signature, eLearning, Évaluations et Recrutement peuvent ainsi être accessibles depuis le dossier du salarié selon les applications installées et les droits accordés.
👤 Profils d’utilisateurs et options
CV
Chaque employé peut disposer d’un CV directement associé à son profil. Les informations relatives à l’expérience professionnelle, à la formation et aux certifications peuvent être exploitées depuis la fiche du salarié.
Les fonctions de recherche et de filtrage permettent ensuite de retrouver des collaborateurs à partir de différents critères. Pour une entreprise qui compte plusieurs dizaines ou centaines de salariés, cette organisation peut être utile lorsqu’un responsable recherche une compétence ou une expérience particulière au sein des équipes.
Le CV devient ainsi une donnée rattachée au dossier RH plutôt qu’un document isolé stocké séparément.
Compétences
Odoo permet également d’associer des compétences mesurables à chaque employé. Les types de compétences peuvent être adaptés aux besoins de l’entreprise et complétés au fil du temps.
Une entreprise peut par exemple suivre des compétences techniques, linguistiques ou métier, puis faire évoluer leur niveau en fonction des formations suivies et de l’expérience acquise.
Cette organisation donne une vue plus précise du profil professionnel d’un salarié et peut également servir à rechercher les personnes disposant d’une compétence particulière.
Processus d’intégration et de départ
Les processus d’arrivée et de départ peuvent être préparés sous forme de séquences d’activités prédéfinies.
Lorsqu’un nouvel employé rejoint l’entreprise, différentes tâches peuvent être déclenchées pour les services concernés. L’équipe RH peut ainsi préparer les actions nécessaires à son arrivée, tandis que les autres applications Odoo peuvent intervenir selon le processus défini.
Le même principe peut être appliqué lors du départ d’un salarié. Les tâches liées aux documents, au matériel, aux accès ou à d’autres opérations internes peuvent être intégrées au processus.
Demandes d’évaluation
Depuis le dossier d’un employé, un salarié ou un manager peut demander une évaluation dans l’application dédiée. Cette demande peut être effectuée indépendamment du calendrier habituel des campagnes d’évaluation de l’entreprise.
Cette possibilité donne davantage de souplesse au suivi des collaborateurs. Une évaluation peut ainsi être déclenchée à la suite d’un changement de poste, d’une période donnée ou d’une demande du manager.
Demandes de congés
Les demandes de congés peuvent être lancées directement depuis le profil ou le dossier de l’employé, sans devoir passer systématiquement par l’application Congés.
Cette liaison entre la fiche salarié et l’application de gestion des absences évite de multiplier les recherches lorsqu’un responsable consulte le dossier d’un collaborateur.
Demandes de signature
La fiche d’un employé peut également servir à envoyer une demande de signature électronique. Un responsable peut demander au salarié de consulter et signer un document depuis son dossier.
Cette fonction peut notamment être utilisée pour des documents RH tels qu’une lettre, un accord ou un document interne nécessitant une signature.
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💼 Les informations professionnelles disponibles dans Odoo RH
Approbateurs
Odoo permet d’associer différents approbateurs à un employé. Les personnes désignées peuvent être responsables de la validation des notes de frais, des congés ou des feuilles de temps.
Cette organisation est particulièrement utile lorsque les circuits de validation diffèrent selon les services. Un salarié peut par exemple dépendre d’un manager pour ses congés et d’un autre responsable pour certaines dépenses.
Les règles sont enregistrées dans le dossier individuel et peuvent être adaptées lorsque l’organisation évolue.
Télétravail
Le dossier d’un salarié peut contenir un lieu de travail pour chaque jour de la semaine. L’entreprise peut indiquer si la personne travaille au bureau, à domicile ou depuis un autre lieu.
Une fois défini, ce planning peut se répéter chaque semaine. Les informations deviennent ainsi accessibles depuis la fiche de l’employé et peuvent être exploitées par les outils liés à l’organisation du travail.
Pour les entreprises qui alternent présence sur site et télétravail, cette donnée permet notamment de disposer d’un calendrier de travail plus précis.
Horaires
Odoo permet de définir les heures de travail et les horaires associés à chaque employé, ainsi que son fuseau horaire.
Ces informations peuvent être particulièrement importantes pour les organisations disposant de plusieurs sites ou de collaborateurs travaillant dans différents pays.
Le dossier RH regroupe ainsi les informations nécessaires pour rattacher un salarié à son calendrier de travail et aux processus qui en dépendent.
Rôles de planification
Les employés peuvent recevoir des rôles de planification correspondant aux tâches pour lesquelles ils sont qualifiés.
Ces rôles sont utilisés par l’application Planning pour identifier les personnes pouvant être affectées à certaines activités. Le responsable dispose ainsi d’une liste de collaborateurs correspondant aux compétences ou qualifications recherchées pour une mission.
Organigramme
Odoo permet également d’afficher l’organisation des départements et des équipes sous forme d’organigramme.
Depuis le profil d’un salarié, il est possible de visualiser sa position dans la hiérarchie, son responsable et les personnes placées sous sa responsabilité.
Cette représentation facilite la consultation de la structure interne sans avoir à rechercher séparément les informations relatives aux managers et aux équipes.
🔘 Les boutons intelligents du dossier salarié
L’un des aspects intéressants d’Odoo RH réside dans les boutons intelligents présents sur les fiches employés. Ils donnent accès directement aux informations provenant d’autres applications de la suite.
Congés
Le bouton Congés permet de consulter le nombre de jours disponibles pour un employé et d’accéder aux informations associées dans l’application Congés.
Le responsable RH n’a donc pas besoin de quitter complètement le dossier pour retrouver les données relatives aux absences.
Planning
Le bouton Planning ouvre l’application de planification afin de consulter les horaires à venir.
Selon les droits accordés, l’utilisateur peut également effectuer certaines opérations sur les créneaux, notamment échanger un shift avec un autre salarié.
Feuilles de temps
Le bouton Feuilles de temps donne accès aux entrées enregistrées au cours de la semaine précédente et permet d’en ajouter de nouvelles.
Cette connexion est particulièrement utile pour les entreprises qui suivent le temps consacré aux projets, aux missions ou aux prestations.
Véhicules
Le bouton Véhicules permet de retrouver le véhicule de société attribué à un employé depuis l’application Parc automobile.
Les informations relatives au véhicule et son suivi peuvent alors être consultés depuis le dossier du salarié.
Équipements
Le bouton consacré aux équipements permet de savoir si du matériel, des outils ou des équipements ont été attribués à un employé.
La liaison avec l’application Maintenance permet également de retrouver des informations relatives au matériel, notamment les coûts et les données associées à son suivi.
Contrats
Le bouton Contrats permet de consulter les contrats associés au salarié. La date du contrat le plus récent est notamment affichée sur la fiche.
L’indication visuelle du statut permet également de repérer rapidement si le contrat est actif ou arrivé à expiration.
Documents
Le bouton Documents donne accès aux documents associés au salarié et notamment à ceux qui ont été signés avec l’application Signature.
Il peut s’agir de documents RH tels qu’un manuel interne, une lettre d’offre ou un accord de confidentialité.
Cours
Les formations eLearning attribuées à un salarié sont accessibles via le bouton Cours.
Le compteur évolue en fonction de la progression de l’employé dans les formations qui lui ont été assignées. Le service RH peut ainsi retrouver ces informations directement depuis la fiche du collaborateur.
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🏢 Organisation et gestion des accès
Droits d’accès
Odoo permet de définir plusieurs niveaux de droits pour les employés, managers et responsables.
Cette gestion est particulièrement importante pour les données RH, qui peuvent contenir des informations personnelles ou professionnelles réservées à certaines personnes.
Les autorisations déterminent les informations qu’un utilisateur peut consulter ou modifier. L’entreprise peut ainsi limiter l’accès aux données sensibles en fonction des responsabilités de chacun.
Modifications apportées par l’employé
L’entreprise peut autoriser les salariés à modifier certaines informations de leur propre profil.
Elle peut également limiter cette possibilité lorsque les données doivent être contrôlées ou modifiées uniquement par le service RH.
Cette séparation permet de déterminer précisément quelles informations peuvent être mises à jour directement par le collaborateur et lesquelles restent sous le contrôle de l’administration.
Départements
Les employés peuvent être classés par département selon leur activité ou leurs responsabilités.
Odoo permet également d’organiser les départements avec une relation parent-enfant. Une structure peut ainsi refléter plusieurs niveaux dans l’organisation de l’entreprise.
Cette classification facilite ensuite les recherches et la représentation de la hiérarchie.
Contrats
Les contrats des employés peuvent être enregistrés et suivis depuis Odoo. Leur statut peut être consulté directement dans le dossier du salarié.
Des modèles de contrats peuvent également être préparés afin d’être utilisés avec les applications Paie et Recrutement lorsque ces modules sont installés.
Cette liaison évite de traiter les contrats comme des documents indépendants du reste du dossier RH.
🔗 Odoo RH : une application reliée aux autres modules
L’intérêt d’Odoo RH ne tient pas uniquement aux informations stockées dans l’application Employés. Le module est conçu pour fonctionner avec les autres applications de la suite.
Recrutement
Lorsqu’un candidat est recruté, son dossier peut être transformé en profil employé. Les informations saisies pendant le recrutement peuvent ainsi alimenter la suite du parcours administratif.
Cette continuité évite de recréer manuellement certaines informations au moment de l’embauche.
Notes de frais
L’application Notes de frais permet aux employés de déclarer leurs dépenses et de conserver l’historique des frais associés.
Les responsables disposent ensuite d’un circuit de validation lié aux règles définies pour chaque salarié.
Évaluations
L’application Évaluations permet de suivre les campagnes d’entretien et les demandes ponctuelles initiées depuis le dossier d’un employé.
Les managers peuvent ainsi retrouver les informations relatives aux évaluations sans gérer ces données dans un outil séparé.
Signature
L’intégration avec Signature permet d’envoyer des documents aux employés et de suivre leur signature depuis leur dossier.
Cette liaison peut servir pour différents documents administratifs nécessitant une validation électronique.
eLearning
Les formations attribuées aux collaborateurs peuvent être suivies depuis l’application eLearning. La fiche employé affiche alors les cours qui lui ont été affectés et l’état de sa progression.
Cette connexion rapproche les informations RH des actions de formation réalisées par les salariés.
📋 Odoo RH : une fiche salarié qui regroupe de nombreuses données
Le module Employés d’Odoo va donc bien au-delà d’un simple annuaire interne. Une même fiche peut regrouper le CV, les compétences, les contrats, les horaires, le lieu de travail, les approbateurs, les informations hiérarchiques et les documents, tout en donnant accès aux applications liées aux congés, au planning, aux feuilles de temps, aux véhicules ou aux formations.
Cette organisation devient particulièrement intéressante lorsque plusieurs applications Odoo sont utilisées simultanément. Le dossier salarié sert alors de point d’accès aux informations réparties dans les différents modules.
Le niveau de couverture dépend néanmoins des applications installées, des droits accordés et de la configuration retenue par l’entreprise. Certaines fonctions comme la paie, le recrutement, les évaluations ou l’eLearning correspondent à des applications distinctes de la fiche Employés.
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